Dobrze prosperującym narzędziem do kształtowania wizerunku firmy okazuje się organizacja tzw. „wydarzeń specjalnych” czyli eventów. Przemyślany i dobrze zaplanowany event stanowi dla przedsiębiorstwa okazję do tego, aby zaprezentować swoją markę, wypromować nowe produkty oraz usługi, a przede wszystkim zintegrować się oraz poszerzyć relacje z otoczeniem zewnętrznym. To także taki rodzaj wydarzenia, który pozwala na wzmocnienie więzi z obecnymi użytkownikami i odbiorcami prezentowanej marki.
Jeśli zależy nam na tym, aby organizowany event przyciągnął wiele osób, a następnie przyniósł korzyści, należy dobrze zaplanować wydarzenie i zadbać o każdy, nawet najmniejszy szczegół. Osoby, które będą odpowiedzialne za przygotowanie wydarzenia powinny wyznaczać się zdolnościami organizacyjnymi, m.in. dobrą organizacją własnej pracy, jak i innych, a ponadto punktualnością, rzeczowością oraz umiejętnościami tworzenia planów i podążania za nimi.
Dlatego jeżeli zależy nam na tym, aby uniknąć stresujących sytuacji podczas organizacji eventu, warto powierzyć planowanie całego wydarzenia firmie eventowej, która posiada wieloletnie doświadczenie w projektowaniu różnego rodzaju spotkań, w tym eventów. Jeżeli jednak decydujemy się na samodzielne stworzenie projektu naszego eventu, jego planowanie oraz koordynowanie, wówczas warto przeczytać dalszą część artykułu, w której znajdują się informację i podpowiedzi, wskazujące na to jak zorganizować dobry event w kilku prostych krokach.
Według nas organizacja eventu stanowi idealne narzędzie do kształtowania wizerunku firmy. Dobrze zaplanowane wydarzenie w optymalny i oryginalny sposób prezentuje markę, a co najważniejsze jest to idealna okazja do integracji, poznania nowych osób i poszerzenia więzi z zewnętrznym otoczeniem. Jak przygotować event krok po kroku, tak aby mieć gwarancję, iż zadowoli on wszystkich uczestników? Poniżej znajdziecie kilka naszych podpowiedzi!
Organizacja eventu, krok pierwszy – cel wydarzenia
Bardzo ważne jest, aby na samym początku planowania eventu określić jego cel. To od głównego założenia wydarzenia zależeć będzie jego forma oraz cały dalszy plan związany z np. wyborem sali, dodatków czy prowadzących event. Warto zastanowić się czy priorytetem spotkania będzie promowanie marki czy może integracja zespołu. Ten krok pozwoli na określenie czy organizowany event będzie dużym spotkaniem, w którym weźmie udział wiele osób z różnych środowisk czy też będzie to małe spotkanie dla wyselekcjonowanej i jasno sprecyzowanej grupy odbiorców.
Tytuł wydarzenia
Tytuł, to z pozoru mała rzecz, od której może zależeć powodzenie planowanego wydarzenia lub jego brak. Tytuł wydarzenia powinien zainteresować potencjalnych uczestników eventu. Ponadto sformułowany tytuł eventu powinien być w miarę krótki, a przede wszystkim konkretny – czyli od razu wskazujący na tematykę organizowanego spotkania. Jeżeli brakuje nam pomysłów na tytuł organizowanego wydarzenia, warto poprosić o pomoc osobę, która pomoże nam w sformułowaniu idealnego tytułu wydarzenia. Warto nie zapominać o tej części planowanej imprezy, gdyż jest to bardzo istotny element, który może przekładać się na wielkość zainteresowania naszym wydarzeniem.
Budżet
Dokładna analiza budżetu i określenie konkretnej kwoty jaką możemy i chcemy przeznaczyć na organizowany event ułatwi nam planowanie dalszych kroków związanych z wydarzeniem, jak wybór miejsca, określenie maksymalnej liczby uczestników czy wybór rodzaju promocji eventu. Dobrze jest wyszczególnić sobie wszelkie możliwe koszty, jakie mogą wiązać się z przygotowaniem materiałów dla uczestników eventu, wynajmem sali itd. Należy także wziąć pod uwagę, iż przy planowaniu i organizowaniu wydarzenia mogą pojawić się także dodatkowe, nieprzewidziane koszty, dlatego warto wyznaczyć, tzw. fundusz awaryjny, z którego pokryjemy ewentualne wydatki.
Termin
Ustalenie daty spotkania, powinniśmy poprzedzić analizą związaną ze sprawdzeniem innych wydarzeń o podobnej tematyce do naszego eventu. Jest to istotne działanie, gdyż wybór daty wydarzenia w tym samym czasie trwania innego, którego cel i grupa odbiorców jest podobna może wpłynąć negatywnie, tzn. takie działanie może odciągnąć uwagę od organizowanego przez nas wydarzenia, co przełożyć się może na niewystarczającą liczbę uczestników czy też zwiększenie się kosztów związanych z promocją naszego eventu. Ponadto dobrze jest zastanowić się nad terminem wydarzenia, gdyż w różnych miesiącach możemy zapłacić mniej lub więcej za wynajem np. sali.
Grupa odbiorców
Dobrze sprecyzowana grupa odbiorców to jeden z najważniejszych kroków, gdy decydujemy się na organizację eventu. Istotne jest, aby wiedzieć jakie są potrzeby, wymagania i oczekiwania potencjalnych odbiorców. Analiza potrzeb uczestników pozwoli nam na uniknięcie niekomfortowych sytuacji podczas eventu, a także na dobór atrakcji, które będą odpowiadać uczestnikom podczas trwania wydarzenia, co pozwoli na ich aktywny udział w zaplanowanych aktywnościach.
Ciekawy program eventu
Nieszablonowy i intrygujący plan wydarzenia może u większości naszych potencjalnych uczestników zadecydować o tym, czy będą chcieli zanotować nasz event w swoich kalendarzach. Wyróżniający się program, daje nam przewagę nad innymi spotkaniami o podobnej tematyce, które odbywać się będą w zbliżonym do naszego eventu, terminie. Ciekawy program, odpowiednio dobrane zajęcia aktywizujące, interesujący goście to połowa sukcesu, aby nasze wydarzenie udało się w 100%!
Czytelna strona internetowa
Organizacja eventu, to nie tylko miejsce i atrakcje, to także social media, strona internetowa, czy przejrzysty formularz rejestracyjny. Estetyczny wygląd strony internetowej, a przede wszystkim jej czytelność wskazuje na firmę organizującą event i jej stosunek do potencjalnych uczestników spotkania. Atrakcyjny wygląd strony i odpowiedni dobór informacji zbliży potencjalnego uczestnika do rejestracji w wydarzeniu. Aktualnie wiele osób kieruje się tzw. pierwszym wrażeniem, przez co brzydka i nieestetyczna strona internetowa lub nieczytelny harmonogram imprezy może zniechęcić potencjalnych uczestników eventu do wzięcia w nim udziału.
Promocja eventu
Odpowiednio dobrane działania promocyjne pozwolą nam na dotarcie do większej liczby osób. To, jaki rodzaj promocji wybierzemy zależy od sprecyzowanej przez nas grupy odbiorów. Obecnie istnieje wiele kanałów promocji, jak internet, media tradycyjne czy serwisy informacyjne. Przy promowaniu eventu możemy wykorzystać różne narzędzia i materiały, jak artykuły prelegentów, którzy będą podczas eventu czy też np. konkursy, których tematyka związana jest ściśle z naszym eventem.
Materiały dla uczestników
Warto przygotować ciekawe materiały dla uczestników organizowanego eventu. Zachęcające i praktyczne kalendarze, notesy lub inne przedmioty, które będą funkcjonalne także i po zakończeniu wydarzenia na pewno ucieszą naszych gości. Jednakże istotne są także informacje o osobach, które będą występować podczas eventu. Ponadto dobrze jest zamieścić harmonogram wydarzenia oraz wszelkie informacje, które mogą być interesujące.
Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo to ważna, o ile nie najważniejsza kwestia, która powinna być brana pod uwagę podczas organizowania wydarzenia. Jeżeli świadomie podejdziemy do tematu planowania i projektowania eventu i wszystkich jego elementów nie powinniśmy zapominać o bezpieczeństwie. To co rozumiemy pod omawianym słowem to przede wszystkim wybór materiałów i produktów, których skład oraz stan techniczny nie zagraża życiu i zdrowiu uczestników planowanego eventu. Co więcej istotne jest odpowiednie zaplanowanie sceny, stoisk i innych dużych elementów, których konstrukcja powinna zostać sprawdzona przez doświadczoną osobę z tego zakresu. Warto pamiętać, iż nawet jeden najmniejszy element, który został nieprawidłowo zamontowany np. w konstrukcji sceny czy innego elementu może stanowić zagrożenie dla uczestników imprezy.
Współorganizatorzy
Jeżeli mają Państwo sprawdzone osoby, z którymi współpraca przebiegała sprawnie – warto do nich wrócić! Wiele elementów eventu zazwyczaj jest przygotowywane poprzez inne podmioty, do których warto mieć zaufanie. Jeżeli poszukujemy całkowicie nowych firm, które oferują usługi jakich potrzebujemy, warto sprawdzić i przeanalizować dane przedsiębiorstwo, pod względem opinii jakie są na jej temat dostępne. Często bywają sytuację, iż osoby odpowiedzialne za informowanie i odpowiadanie na pytania uczestników nie wiedza podstawowych informacji o wydarzaniu, dlatego warto jest na wszelki wypadek sprawdzić ich wiedzę. To z pozoru małe zadanie, jednak dla uczestników eventu istotne i komentowane.
Po wydarzeniu
Na samym końcu wydarzenia, warto zwrócić do osób, które uczestniczyły w naszym wydarzeniu i podziękować im za przybycie oraz aktywny udział. Co więcej dobrze jest także sformułować i wysłać e-mail do gości eventu oraz dołączyć do niego wszelkie materiały czy zadania jakie były organizowane podczas wydarzenia. Taki gest na pewno zostanie doceniony przez naszych gości!
To tylko niektóre elementy, o których powinniśmy pamiętać podczas planowania i organizacji eventu. Istotne są także aspekty techniczne, jak nagłośnienie, oświetlenie, odpowiedni dobór rodzaju sceny i wiele innych elementów, o które należy zadbać jeśli chcemy, aby nasze wydarzenie powiodło się.
Oczywiście zdarzają się sytuację awaryjne (których Państwu nie życzymy), kiedy jakiś element zaczyna zawodzić, jednak należy wtedy zachować spokój. Należy pamiętać, iż zawsze jest jakieś wyjście z trudnej sytuacji, dlatego jeśli brakuje nam pomysłów warto przedyskutować problem z pozostałymi współorganizatorami i obmyślić rozwiązanie.
Organizacja eventu nie jest łatwą czynnością i nawet podczas skrupulatnie przygotowanego planu, mogą wydarzyć się sytuację, które zaburzają harmonogram spotkania. Dlatego warto być przygotowanym na różne okoliczności i mieć w zanadrzu plan awaryjny. Jeżeli nie jesteś pewien czy poradzisz sobie z koordynacją i organizacją eventu, warto skorzystać usług firm mających doświadczenie i wiedzę w kwestii planowania eventów i zrobią to profesjonalnie od A do Z!
Jednak według nas nie podlega dyskusji, iż event marketing staje się coraz popularniejszą formą komunikacji, która pozwala na kontakt face to face i bezpośrednią rozmowę, wymianę poglądów i pomysłów. To całkowicie inny rodzaj spotkania, niż w ostatnim standardowe rozmowy poprzez tzw. networking. Ponadto eventy są lubiane przez różne grupy, zarówno przez pracowników, którzy mogą spotkać się na wydarzeniach branżowych ale także przez samych konsumentów ciekawych produktów, z których korzystają na co dzień.
